Jaką datę ważności ma elektroniczny podpis kwalifikowany? Odnowienie podpisu
Podpis kwalifikowany można wykupić w trzech wariantach okresu ważności. Aktywowany e-podpis może być ważny na 1 rok, 2 lata lub 3 lata. Okres czasu, przez jaki podpis będzie ważny klient wybiera w momencie dokonania zakupu. Po upływie tego czasu można bez trudu odnowić własny podpis. Chcąc zachować ciągłość korzystania z podpisu, warto zainteresować się odnowieniem na kilka dni przed wygaśnięciem terminu, nie ma ku temu żadnych przeciwwskazań.
Podpis własnoręczny, podpis niekwalifikowany, podpis kwalifikowany – na czym polega różnica?
Podpis własnoręczny w formie pisemnej stanowi potwierdzenie dokumentów, w których zostały zawarte np. warunki umowne albo oświadczenia woli. Każda osoba ma własny charakter pisma, stąd cechy unikalne świadczą o autentyczności podpisu. Wątpliwości co do autentyczności może potwierdzić ekspert z dziedziny grafologii. Generalnie większość umów czy dokumentów, gdzie potrzebny był podpis do tej pory opierało się właśnie na podpisach własnoręcznych, natomiast w raz z rozwojem technologii i postępem cyfryzacji także w kwestiach urzędowych powstały elektroniczne metody podpisu.
Niekwalifikowany, zwykły podpis elektroniczny służy zaledwie identyfikacji osoby, która się podpisuje. Najczęściej stosowanym podpisem niekwalifikowanym jest imię i nazwisko, którym podpisujemy np. wiadomości email czy SMS. Ma on charakter informacyjny, aby odbiorca wiedział skąd otrzymał daną wiadomość, jednak sam w sobie podpis niekwalifikowany nie ma mocy prawnej i nie może być stosowany przy zawieraniu umów.
Kwalifikowany podpis elektroniczny Eurocert to wygodna alternatywa dla podpisu własnoręcznego. Choć tego rodzaju e-podpis stosowany jest tylko w przestrzeni elektronicznej ma taką samą moc prawną, co podpis własnoręczny. Dzięki technologii, która odpowiada za obsługę e-podpisów możliwe jest sprawdzenie autentyczności. Co istotne każdy kwalifikowany podpis elektroniczny jest przypisany tylko i wyłącznie do jednej osoby. Nie ma możliwości powielenia takiego podpisu, ponieważ jest on specjalnie zabezpieczonym kodem. Aby podpisywanie dokumentów tym sposobem było możliwe niezbędne jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania i sprzętu. To w znacznym stopniu przemawia za bezpieczeństwem e-podpisu kwalifikowanego. Co więcej firma certyfikująca ma możliwość potwierdzenia autentyczności wystawionego podpisu.
Kiedy stosuje się podpis kwalifikowany?
Zastosowanie podpisu kwalifikowane jest bardzo obszerne. Z e-podpisu można korzystać w relacjach z urzędami i administracją czy medycynie. Oprócz tego znajdzie swoje zastosowanie w relacjach B2B oraz B2C, czyli w biznesie z kontrahentami oraz z klientami. Za sprawą tworzenia pełnoprawnych dokumentów w formie elektronicznej usprawniana jest praca firm i urzędów, co znacznie optymalizuje pracę oraz same koszty.
Wśród dokumentów oraz spraw, które można załatwić poprzez podpis kwalifikowany wyróżniamy:
– podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik,
– uwierzytelnianie na stronie profilu Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS),
– składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do Urzędów Skarbowych,
– podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS,
– przekazywanie organom podatkowym danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK),
– komunikacje w obrębie platformy ePUAP,
– rejestracja i identyfikacja wykonawców biorących udział podczas aukcji lub przetargów,
– zawieranie umów oraz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych,
– potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek w administracji publicznej,
– przesyłanie do GIIF informacji o transakcjach finansowych,
– przesyłanie Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia (JEDZ),
– podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców,
– zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych,
– udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych,
– przesyłanie faktur elektronicznych drogą online.
Warto dodać, że funkcjonalności stosowania podpisu elektronicznego równają się:
– ze składaniem podpisów z prawnym skutkiem niezaprzeczalności,
– z możliwością podpisu różnych plików binarnych (PDF, doc, gif, JPG, tiff, itp.) oraz plików XML,
– z obsługą formatów XAdES, CAdES, PAdES,
– z możliwością sprawdzenia ważności podpisu,
– złożeniem 120 000 kwalifikowanych znaczników czasu.
Kto wydaje kwalifikowane podpisy elektroniczne?
Z uwagi na to, że elektroniczny podpis kwalifikowany jest narzędziem, które zawiera dane osobowe i ma moc prawną, dostawcy spełniają wymogi usługi zaufania i identyfikacji elektronicznej. Dostawcy wpisywani są w rejestry prowadzone przez Narodowe Centrum Certyfikacji. W Polsce jednym z najbardziej znanych centrów jest Eurocert. Jako partnerzy współtworzymy bezpieczne środowisko, które dostarcza klientom bezpieczne produkty, tak potrzebne w nowoczesnym biznesie. Jako punkt partnerski zajmujemy się m.in. sprzedażą produktów Eurocert, potwierdzaniem tożsamości klientów, a także obsługą instalacji i wsparciem technicznym.
Zalety korzystania z elektronicznego podpisu
Obecnie powszechna cyfryzacja doprowadziła do tego, że wiele elementów przenosi się do form elektronicznych. Od dawna możemy prowadzić biznes przez Internet, zatem trudno się dziwić, że opracowano systemy umożliwiające składanie pełnoprawnych podpisów na dokumentach. Korzystanie z e-podpisu kwalifikowanego ma wiele zalet. Wśród nich znajdzie się przede wszystkim wygoda i oszczędność czasu. Skoro podpis elektroniczny ma moc prawną, zwalnia z obowiązku drukowania i ręcznego sygnowania, a następnie dostarczania dokumentów do Urzędów czy do notariusza (w zależności od typu dokumentu, jaki należy podpisać). Dzięki temu osoba korzystająca z tego rozwiązania nie marnuje czasu w kolejkach. Co więcej jest to opcja ekologiczna, ponieważ nie wymaga drukowania i tym samym zużycia papieru, zmniejsza potrzebę transportu, a więc i kosztów, a przy tym jest całkowicie wygodna i łatwa w użyciu. Warto również zwrócić uwagę na to, że podpis składa się bardzo szybko i w zaledwie kilka minut może zostać przesłany do właściwego Urzędu, instytucji czy kontrahenta. Ponadto jest to metoda całkowicie bezpieczna, nad czym czuwa nowoczesność technologii i stała ciężka praca Eurocert oraz jego partnerów.
Bezpieczeństwo e-podpisu kwalifikowanego
Podstawą korzystania z elektronicznego podpisu kwalifikowanego, jest jego bezpieczeństwo. Dzięki postępowi technologii, wszelkie funkcje dostępne w formie elektronicznej posiadają szeregi zabezpieczeń, które chronią dane użytkowników i powstrzymują wszelkie niepożądane działania osób trzecich. Obecnie znacznie łatwiej jest podrobić podpis ręczny niż podpis elektroniczny. Wynika to z tego, że podpis kwalifikowany jest tak naprawdę skomplikowanym kodem chronionym przez specjalne zabezpieczenia oraz wydawany jest przez podmioty wpisane w rejestr Narodowego Centrum Certyfikacji. Warto jednak pamiętać, że podpis kwalifikowany ma moc prawną, dlatego nie wolno udostępniać go osobom trzecim. Każdy kto korzysta w e-podpisu posiada swój własny, indywidualny podpis i powinien starać się chronić go przed dostępem, porównawczo w taki sposób, jak chronimy swojej bankowości internetowej.
Jak sprawdzić autentyczność podpisu elektronicznego?
Autentyczność dokumentu sygnowanego kwalifikowanym podpisem można sprawdzić poprzez zainstalowaną aplikację obsługującą podpisy elektroniczne Eurocert. Nie jest to skomplikowany proces. Wystarczy wybrać plik, który wzbudza wątpliwość i wprowadzić go do systemu aplikacji. Opcja weryfikacji pliku automatycznie oceni, czy dany dokument został opatrzony odpowiednim e-podpisem. Wynik testu zostanie określony jako „poprawnie zweryfikowany” lub „negatywnie zweryfikowany”. Co ciekawe, w przypadku plików, które zostaną ocenione jako błędne, mamy możliwość sprawdzenia przyczyny negatywnej weryfikacji, poprzez automatycznie sporządzony raport.
Konfiguracja z systemem Płatnik
Dzięki temu, że podpis kwalifikowany służy między innymi do podpisywania dokumentów dla instytucji państwowych, stale powstają nowe projekty ułatwiania przekazu danych. Dużym usprawnieniem jest program Płatnik, który służy przedsiębiorcom do kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych ZUS. Jest to przygotowane przez ZUS oprogramowanie, które można pobrać wprost ze strony ZUS-u. Dedykowany dla działów księgowości oraz kadr i płac program umożliwia przesyłanie dokumentów zgłoszeniowych oraz dokumentów rozliczeniowych.
Zainstalowanie elektronicznego podpisu kwalifikowanego w systemie Płatnik, nie powinno sprawić dużego kłopotu. Na sam początek osobisty e-podpis musi być już skonfigurowany, aktywny i gotowy do użytku. Jeżeli ten etap jest już zaliczony, pierwszym krokiem będzie uruchomienie programu Płatnik.
Następnie wystarczy postępować zgodnie z instrukcją:
1. Po otwarciu programu Płatnik w pasku menu znajduje się opcja Przekaz, pod którą w rozwijanej liście wybrać przycisk Rejestruj certyfikat kwalifikowany.
2. Następnie należy wskazać odpowiedni certyfikat kwalifikowany i kliknąć przycisk Rejestruj. Od tego momentu zarejestrowany certyfikat znajduje się w zakładce menu Przekaz elektroniczny w opcji Certyfikaty.
3. Ponownie w opcjach menu w zakładce Przekaz należy wskazać Ustawienia Przekazu Elektronicznego.
4. W Ustawieniach ogólnych można wybrać, czy dokumenty mają być wysyłane automatycznie, czy poprzez wysyłkę samodzielną. Na tym etapie należy również wskazać właściwy oddział ZUS-u.
5. Ostatnim krokiem jest wskazanie obok Ustawień Ogólnych zakładki Certyfikaty, gdzie należy wybrać opcję Do elektronicznej komunikacji z ZUS w zakresie przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych wykorzystywany będzie wskazany certyfikat kwalifikowany. Wszystkie zmiany należy zatwierdzić.
Od tej pory konfiguracja elektronicznego podpisu kwalifikowanego z systemem Płatnik jest zakończona i można korzystać ze swojego e-podpisu.
Cena podpisu elektronicznego
Koszt posiadania e-podpisu zależy od kilku czynników. Pierwszym z nich jest oczywiście wybór oferty. Cena za zestaw różni się w zależności od tego, czy dana osoba decyduje się na zakup podpisu na okres 1 roku, 2 lat czy 3 lat. Oprócz tego w koszt wliczone zostają usługi dodatkowe, jeżeli np. potrzebne będą znaczniki czasu, które służą dodawaniu do dokumentów dokładnych dat i czasu jego wygenerowania. Liczyć również trzeba się z sytuacją, kiedy niezbędny jest dojazd do klienta albo usługa instalacji. Ceny mogą się więc różnić od siebie. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą kwalifikowanego podpisu Eurocert.
